De herbevestigingsflow in de bezichtigingsplanner vermindert no-shows door automatisch herinneringen en opvolgstappen in te stellen. Je configureert een escalatieladder met acties zoals een herinnering sturen, een medewerker informeren of het tijdslot vrijgeven — zonder dat je er zelf aan hoeft te denken.
Hoe stel je het in?
Bij het aanmaken van een bezichtigingsblok is er een nieuwe stap bijgekomen. Navigeer naar de bezichtigingsplanner, maak een nieuw blok aan en open de stap 'Herbevestiging' om de flow in te stellen. Hier schakel je de herbevestigingsflow in en stel je hem helemaal naar eigen wens in.
Je bouwt een escalatieladder: een reeks stappen die automatisch worden doorlopen naarmate de afspraak dichterbij komt. Per stap bepaal je twee dingen:
- Hoeveel uur vóór de afspraak de stap in werking treedt.
- Welke actie er dan plaatsvindt:
- Herinnering sturen — de kijker ontvangt een bericht via e-mail en/of WhatsApp met het verzoek om de afspraak te bevestigen.
- Medewerker informeren — de betrokken medewerker krijgt een seintje dat er nog geen bevestiging is.
- Slot vrijgeven — de afspraak wordt geannuleerd en het tijdslot komt weer vrij (bijvoorbeeld voor de wachtlijst).
Voorbeeld van een escalatieladder:
- 48 uur vooraf → herinnering sturen
- 24 uur vooraf → nogmaals een herinnering sturen
- 12 uur vooraf → medewerker informeren
Zodra de kijker bevestigt, stopt de ladder automatisch. Heeft een kijker de afspraak al bevestigd via een eerdere stap, dan worden alle latere stappen automatisch overgeslagen. Er gaan dan geen onnodige herinneringen of acties meer uit.
Wat ziet de kijker?
De kijker ontvangt de herbevestiging via e-mail en/of WhatsApp. In het WhatsApp-bericht staan twee knoppen: Bevestigen en Annuleren. Zo kan een kijker ook zelf netjes en op tijd afmelden als hij verhinderd is, waarna het tijdslot automatisch weer vrijkomt.
Goed om te weten
- De herbevestigingsflow werkt alleen op blokken waar je hem zelf hebt ingeschakeld. Bestaande blokken veranderen niet automatisch.
- De optie tijdslot vrijgeven is de enige onomkeerbare actie. Gebruik deze bewust en bij voorkeur als laatste stap. Voor de meeste blokken is een combinatie van herinneringen en de medewerker informeren voldoende.