De afspraken trigger houdt afspraken in je agenda automatisch bij en controleert of ze voldoen aan de voorwaarden die jij hebt ingesteld. Zodra een afspraak aan deze voorwaarden voldoet, wordt het bijbehorende contact automatisch toegevoegd aan de juiste automation.
Zo kun je eenvoudig acties automatiseren, zoals herinneringen of opvolgmails na een bezichtiging.
De trigger werkt met agenda’s uit systemen zoals Realworks of Kolibri en vereist een correcte koppeling met je CRM.
Voorwaarden voor de afspraken trigger
Agenda-accounts
-
Je kunt één of meerdere agenda’s selecteren.
-
Alleen afspraken uit deze geselecteerde accounts kunnen een automation activeren.
Afspraaktype
-
Bepaal welke afspraaktypes worden meegenomen of uitgesloten.
-
Bijvoorbeeld: activeer de trigger alleen bij afspraken van het type bezichtiging en sluit hypotheekgesprekken uit.
Afspraakstatus
-
De afspraak moet een specifieke status hebben, zoals gepland, voltooid of geannuleerd.
-
Je kunt zelf instellen welke statussen worden meegenomen of juist uitgesloten.
Toegewezen medewerker
-
De trigger wordt alleen geactiveerd voor afspraken van een specifieke medewerker als je diens e-mailadres opgeeft.
-
Afspraken die via Agendapunt zijn toegewezen, worden niet herkend door de automation.
Alleen afspraken uit de eigen agenda van de medewerker worden meegenomen.
Gekoppeld object (pand)
-
Je kunt afspraken filteren op basis van het gekoppelde pand.
-
Als er geen pand gekoppeld is, of het pand niet uit een ondersteunde integratie komt, wordt de afspraak niet getriggerd.
-
Het pand moet al in je CRM aanwezig zijn én gesynchroniseerd zijn met Nexxtmove op het moment dat de afspraak de automation triggert.
Tijdopties instellen
De agenda wordt elk uur gesynchroniseerd en automations worden elke 15 minuten gecontroleerd. Houd hier rekening mee bij tijdgevoelige acties.
Je kunt kiezen uit drie tijdsinstellingen:
1. Voor de afspraak
Gebruik dit om vooraf herinneringen of instructies te sturen.
Voorbeeld:
-
Een afspraak is gepland op maandag om 15:00 uur.
-
Je stelt in dat de Automation één dag eerder om 15:00 uur een herinnering stuurt.
-
De controle vindt plaats op zondag om 15:15 uur.
-
Als de afspraak nog steeds voldoet aan de voorwaarden, wordt de actie uitgevoerd.
2. Na de afspraak
Gebruik dit voor opvolging, zoals een bedankbericht of feedbackverzoek.
Voorbeeld:
-
Een afspraak eindigt op dinsdag om 14:00 uur.
-
De Automation controleert om 14:15 uur en activeert de actie.
Let op: Je kunt geen specifieke vertraging instellen ná de afspraak, maar je kunt de actie wacht toevoegen om dit te simuleren zodat het contact niet direct na de afspraak een bericht krijgt.
Zo snel mogelijk (ASAP)
De automation wordt direct geactiveerd zodra de afspraak is aangemaakt.
Voorbeeld:
-
Een afspraak wordt dinsdag om 10:05 uur aangemaakt in Nexxtmove.
-
De volgende controle om 10:15 uur verwerkt de afspraak en voert de actie uit.
Let op: De instellingen in Realworks bepalen hoeveel dagen vooraf afspraken worden gedeeld met Nexxtmove.
Afspraak komt niet in de automation?
Dat is vervelend! Controleer de onderstaande punten:
-
De afspraak is niet gekoppeld aan de juiste medewerker.
Alleen afspraken in de agenda van de geselecteerde medewerker worden herkend. -
Het gekoppelde pand ontbreekt.
Als het pand pas later is toegevoegd, wordt de afspraak niet meegenomen.➜ Oplossing: synchroniseer je CRM opnieuw na het aanmaken van de afspraak.
-
De woning hoort bij een andere vestiging.
De trigger werkt alleen binnen de CRM-integratie van de ingestelde vestiging. -
Status van de afspraak is gewijzigd.
Als de afspraak bij aanmaak niet voldoet aan de ingestelde status (bijv. nog niet bevestigd), wordt de trigger niet geactiveerd.