Hoe werkt de Agenda API-trigger?

De Agenda Trigger houdt afspraken in jouw agenda bij en controleert of ze voldoen aan specifieke voorwaarden die je hebt ingesteld. Wanneer een afspraak aan deze voorwaarden voldoet, wordt het bijbehorende contact in de Automation geactiveerd. Dit helpt bij het automatiseren van acties zoals herinneringen of opvolgingen.

De trigger kan worden geïntegreerd met agenda’s van platforms zoals Realworks of Kolibri en vereist een correcte koppeling via je CRM-systeem.

Voorwaarden voor de Agenda Trigger

1. Agenda Accounts

• Je kunt een of meerdere agenda-accounts selecteren.
• Alleen afspraken uit deze geselecteerde accounts kunnen de Automation activeren.

2. Afspraaktype

• Bepaal welke afspraaktypes worden opgenomen of uitgesloten.

• Voorbeeld: activeer de trigger alleen bij afspraken van type "bezichtiging" en sluit afspraken uit van type "hypotheekgesprek".

3. Afspraakstatus

• De afspraak moet een specifieke status hebben, zoals gepland, voltooid, of geannuleerd.

• Je kunt instellen welke statussen worden meegenomen of uitgesloten.

4. Toegewezen medewerker

• De trigger wordt alleen geactiveerd voor afspraken van een specifieke medewerker als je het e-mailadres van deze medewerker opgeeft.

• Let op: afspraken die via Agendapunt voor zijn toegekend, worden niet herkend door de Automation.

• Alleen afspraken uit de agenda van de medewerker zelf komen binnen.

5. Gekoppeld object (pand)

• Afspraken kunnen worden gefilterd op basis van het gekoppelde pand.

• Indien er geen pand is gekoppeld of het pand komt niet uit een geselecteerde integratie, wordt de afspraak niet getriggerd.

• Het pand moet al in je CRM-systeem aanwezig zijn en gesynchroniseerd zijn met Nexxtmove op het moment dat de afspraak de Automation triggert.

Instellen van de Tijdopties

De agenda wordt elk uur gesynchroniseerd en Automations worden elke 15 minuten gecontroleerd. Tijdgevoelige voorwaarden moeten hiermee rekening houden.

Je hebt drie opties voor de trigger:

1. Voor de afspraak

Gebruik dit om bijvoorbeeld herinneringen of instructies vooraf te versturen.

Voorbeeld:

• Een afspraak is gepland op maandag om 15:00 uur.

• Je stelt in dat de Automation één dag eerder om 15:00 uur een herinnering stuurt.

• De controle gebeurt op zondag om 15:15 uur.

• Als de afspraak nog steeds voldoet aan de voorwaarden, wordt de actie uitgevoerd.

  

2. Na de afspraak

Gebruik dit voor opvolging zoals een bedankmail of feedbackverzoek.

Voorbeeld:

• Een afspraak eindigt op dinsdag om 14:00 uur.

• De Automation controleert om 14:15 uur en activeert de trigger.

Let op: Je kunt geen specifieke vertraging instellen na de afspraak, maar je kunt de actie wacht toevoegen om dit te simuleren zodat het contact niet direct na de afspraak een bericht krijgt. 

3. Zo snel mogelijk (ASAP)

Hiermee wordt de Automation direct geactiveerd zodra de afspraak is aangemaakt.

Voorbeeld:

• Een afspraak wordt dinsdag om 10:05 uur aangemaakt in Nexxtmove.

• De volgende controle om 10:15 uur verwerkt de afspraak en voert de actie uit.

Let op: De instellingen in Realworks bepalen hoeveel dagen vooraf afspraken worden gedeeld met Nexxtmove.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Mijn afspraak verschijnt niet in de Automation, hoe kan dit?

Mogelijke oorzaken:

1. De afspraak is niet correct gekoppeld aan een medewerker

   • Alleen afspraken die rechtstreeks in de agenda van de medewerker staan, worden herkend.

2. Het gekoppelde pand is niet opgenomen

   • Als het pand pas later wordt gekoppeld en de afspraak al gesynchroniseerd was, wordt deze niet meegenomen.

   • Oplossing: synchroniseer je CRM-koppeling na het aanmaken van de afspraak.

3. De woning valt onder een andere vestiging

   • De trigger kijkt naar de CRM-integratie van een specifieke vestiging.

   • Controleer of de woning binnen de ingestelde vestiging valt.

4. Status van de afspraak is gewijzigd

   • Als de afspraak bij aanmaak niet voldoet aan de ingestelde status (bijvoorbeeld nog niet bevestigd is), wordt de trigger niet geactiveerd.